Decidi iniciar uma série de artigos com algumas dicas e tutoriais sobre o Microsoft Office Project, uma ferramenta de gestão de projetos da Microsoft.
No Project, pode:
- Criar planos de projeto.
- Constituir equipas de projetos e alocar recursos.
- Ver diferentes vistas da tarefa e dos recursos.
- Calcular o progresso.
- Gerir orçamentos.
Criar um projeto a partir de um modelo
- Abra o Project.
Em alternativa, selecione Ficheiro > Novo se já estiver a trabalhar num plano de projeto. - Selecione um modelo ou escreva na caixa Procurar modelos online e, em seguida, prima Enter.
Em alternativa, selecione Projeto em Branco para criar um projeto do zero. - Ao selecionar um modelo, escolha as opções que pretende e selecione Criar.
Altere os recursos, tarefas e durações no modelo para que estes se adequem ao seu projeto.
Nota: Para criar um novo projeto a partir de um projeto existente, altere as datas de início e de fim do projeto e, em seguida, guarde o projeto com um novo nome ou numa localização diferente.
Criar um novo projeto
Clique em Ficheiro > Novo > Projeto em Branco.
Apresenta uma folha em branco para trabalhar. Se não souber o que fazer a seguir, continue a ler.
Definir a data de início e a data de fim do projeto
- Clique em Projeto > Informação do Projeto.
- Vá para a caixa Agendar a partir de e escolha Data de Início do Projeto ou Data de Conclusão do Projeto.
- Adicione a data às caixas de Data de Início ou Data de Conclusão.
Sugestão de gestão de projetos Faça o agendamento de tarefas partir da data de conclusão, para saber até quando pode começar um projeto e ainda cumprir o prazo. Mude as definições apresentadas para agendar tarefas a partir da data de início do projeto, para ver até que ponto as alterações colocam o prazo em risco.
Quando tiver uma visão geral, o Project pode ajudá-lo a organizar os detalhes da agenda:
- Utilizar um calendário para mudar os dias e as horas de trabalho.
- Adicionar férias ou qualquer outro tempo de descanso à agenda.
- Definir dias de férias para as pessoas que trabalham no projeto.
- Definir um calendário diferente para uma tarefa específica.
Definir o nome ou título e outras propriedades do ficheiro
Guarde o projeto para lhe atribuir um nome ou título. Pode mudar o nome e outras propriedades do ficheiro a qualquer momento.
- Clique em Ficheiro > Informações.
- Do lado direito, clique em Informação do Projeto e, em seguida, clique em Propriedades Avançadas.
- No separador Sumário, escreva o nome na caixa Título.
- Adicione outras informações que quer que façam parte do ficheiro do projeto.
Nota: Para voltar à vista do projeto, clique no botão anterior .
Adicionar tarefas
A maioria dos projetos começa como uma lista de tarefas no Excel, no Word ou até mesmo num papel. Antes de poder agendar e gerir essas tarefas, tem de colocá-las no ficheiro do projeto.
- Adicionar tarefas manualmente Ou seja, introduza-as no Project.
- Cortar e colar O Project lembra-se da estrutura de destaque que criou para as suas tarefas no Word, Outlook ou PowerPoint e torna-as tarefas e subtarefas de resumo quando as colar no Project (apenas no Project 2013 e versões posteriores).
- Importar dados do Excel Se a lista de tarefas do Excel tiver durações, estimativas de custos, prazos ou outros dados sobre o projeto, também pode adicionar esses elementos.
- Sincronização com o SharePoint Pode trabalhar com o Project no SharePoint. Após agendar estas tarefas, os membros da sua equipa podem ver a agenda e atualizar o seu trabalho no SharePoint, e verá as alterações na Project. E vice-versa.
Pode começar a trabalhar com as tarefas ao adicioná-las:
- Defina as datas de início e de fim.
- Crie ligações para criar dependências entre elas.
- Adicione marcos para assinalar eventos importantes na agenda.
- Crie um destaque do seu projeto com tarefas e subtarefas de resumo.
Apresentar a tarefa de resumo do projeto
A tarefa de resumo contém todas as outras tarefas e aparece no topo da lista de tarefas. O Project oculta a tarefa de resumo do projeto por predefinição. Para ativar essa tarefa vá para o Gráfico Gantt, clique em Formatar, e, a seguir, verifique a Tarefa de Resumo do Projeto.
Tarefas com duração fixa
Para atribuir a duração fixa a uma tarefa proceda da seguinte forma.
Seleccionar a(s) tarefa(s) e no menu tarefa clicar em informação.
Depois aceda a Avançadas e clique no dropdown tipo de tarefa para escolher o tipo de duração que pretende.